Vijf 'gouden tips' voor een gezonde communicatie naar medewerkers met informatiemoeheid
Door: Frank Hoen, directeur Netpresenter en oprichter AMBER Alert Nederland
 Wie heeft er geen last van: informatiemoeheid. De enorme overdaad aan informatie is vaak niet meer bij te houden. Informatie van de eigen collega’s of het management wordt vaak als eerste terzijde geschoven. Maar ook voor communicatieafdelingen is interne communicatie vaak een ondergeschoven kindje.
Want is van een mailing of brief naar klanten direct uit te rekenen wat de opbrengst is geweest, is dat met interne communicatie toch wat lastiger. Toch is een goede interne communicatie van groot belang. Want een goed geïnformeerde medewerker, zal zich meer betrokken voelen bij het bedrijf, en gemotiveerder zijn om hard te werken en om te blijven.
Dit jaar zullen de meeste werknemers nog blijven zitten waar ze zitten. De werkloosheid neemt nog tot in ieder geval eind dit jaar toe. In zulke tijden riskeren de meeste mensen geen overstap omdat dit vaak betekent dat ze een tijdelijk contract krijgen. Eind 2010, begin 2011 komt echter de kentering, zo verwachten economen. Dat in combinatie met de vergrijzing betekent dat het straks weer eenvoudiger wordt om een andere baan te vinden. Het is dus van groot belang om medewerkers gemotiveerd te houden. Een goede interne communicatie is daarbij een heel belangrijke eerste stap.
Maar willen medewerkers wel goed geïnformeerd worden? Want is het niet zo dat veel interne communicatie-uitingen worden genegeerd? Denk maar aan al die interne e-mails die direct gedelete worden, e-mailnieuwsbrieven die rechtstreeks in de prullenbak belanden en goed ingerichte intranetten die te weinig bezocht worden. Toch is het antwoord ja. Ze willen zeker goed geïnformeerd worden. Maar medewerkers zijn interne klanten. Het is dus wel zaak om ze, net als externe klanten, als klant te benaderen. Hoe? Netpresenter, leverancier van interne communicatiesoftware en bouwer van het AMBER Alert-platform, geeft 5 tips voor een effectieve interne communicatie. Tijd voor een frisse zomerwind door uw interne communicatie!
 
- Houd uw communicatie eigentijds - Het medialandschap verandert heel erg snel. Denk maar aan de snelle opkomst van Twitter, Facebook, smartphones en mobiel internet. Uw interne communicatie zal mee moeten veranderen met dit soort nieuwe ontwikkelingen:
- Houd in de gaten welke media uw medewerkers gebruiken - Het mediaprofiel van uw medewerkers kan snel veranderen. Gebruikte een jaar geleden slechts een enkeling Twitter, nu zijn er in Nederland al bijna 200.000 actieve Twitteraars, en dat aantal groeit snel. Ook dankzij de snelle opkomst van de smartphone. Inventariseer dus regelmatig of uw communicatiestrategie nog aansluit bij wat uw medewerkers willen;
- Zorg voor een eigentijdse look-en-feel - Evalueer regelmatig de huisstijl, en kijk ook of deze nog aansluit bij de media die u inzet.
- Minder werk voor de communicatiemanager - het klinkt cliché, maar u hebt vast genoeg te doen. Interne communicatie moet geen dagtaak ZIJN, alleen LIJKEN, voor de interne klant. Bijvoorbeeld door:
- Procedures op te stellen - Wat is nieuws voor de medewerkers? Informeert u iedereen over alles, of is er ook locatie/ afdelingspecifiek nieuws? Welke media zet u in bij wat voor soort nieuws? En dan per media: wie is waarvoor verantwoordelijk, wie is de eindverantwoordelijke, en hoe moeten berichten er uit zien? Houdt de procedures kort en krachtig. Eén keer wat meer werk, maar daarna een wereld van verschil;
- Verschillende media te integreren - Herhaling versterkt de boodschap dus zorg dat medewerkers echt belangrijk nieuws overal zien terugkomen. Zorg dat berichtjes niet alleen op het intranet staan, maar bijvoorbeeld ook op de screensaver, op grote schermen, op Twitter (of Yammer), op de Facebook of Hyves pagina en in de nieuwsbrief. Uiteraard moet de aansturing van deze media wel vanuit één platform gebeuren, zodat u het nieuws niet vijf keer hoeft in te typen;
- Zoveel mogelijk te automatiseren - Zorg dat nieuws dat iedere dag terug komt, zoals een agenda, weer, verkeer, productiecijfers e.d. automatisch wordt gedistribueerd via de kanalen die u daarvoor aanwijst. Bijvoorbeeld dat op verjaardagen automatisch een berichtje komt te staan op het scherm van de kantine. Maar ook dat de koppen van intranetberichten automatisch op bijvoorbeeld screensavers, grote schermen en nieuwsbrieven komen te staan. Zodat iedereen direct op de hoogte is van dat nieuwe product of van een overname;
- Berichten in te plannen - Geef medewerkers het idee dat u er altijd bent om hen te informeren. Als u op vakantie gaat of een cursus hebt, kunt u bijvoorbeeld berichten inplannen. Een paar voorbeelden van berichten die in te plannen zijn: wens mensen op 24 december een fijne Kerst toe, zet een welkomsboodschap klaar voor een klant die vrijdag het kantoor bezoekt of zet de weekaanbiedingen van het bedrijfsrestaurant klaar;
- Te delegeren - Ook andere mensen kunnen leuke berichten schrijven. Bijvoorbeeld een verslag van een bedrijfsuitje waar u niet bij was. Geef aan hoe medewerkers berichten kunnen aanleveren. Geef hierbij in een paar korte punten aan hoe een bericht eruit moet zien. Dit zorgt niet alleen voor minder werk voor u terwijl u toch de eindregie houdt over de interne communicatie, maar vergroot ook de betrokkenheid van de medewerkers;
- Ken de doelgroep - Het is verleidelijk om bij interne communicatie te kiezen voor één medium, of misschien twee. De meest populaire tools zijn e-mail (de beruchte e-mails-to-all) en het intranet. E-mails worden echter vaak niet gelezen omdat medewerkers overspoeld worden door mail. Bovendien is e-mail een serieuze productiviteitsremmer. Intranet is een goed medium met een zee van ruimte voor veel informatie. Het is echter wel zaak dat mensen regelmatig op het intranet kijken. Kijk dus goed naar de doelgroep. Welke media gebruiken ze? En kies dan niet voor de grootste gemene deler, maar voor een combinatie van media. Niet iedereen heeft tenslotte hetzelfde mediaprofiel. Zo zult u mensen die de hele dag op kantoor zijn wellicht het beste kunnen bereiken via berichten op grote schermen en op de PC (bijvoorbeeld als screensaver), het intranet en bij urgente berichten via de mail, maar zullen mensen in de buitendienst wellicht het beste kunnen worden bereikt via Twitter en bij urgente berichten via SMS;
- Voorkom irritatie - Naar een klant, ook al is het een interne klant, moet worden geluisterd. Voorkom dus irritatie en:
- Stoor mensen niet tijdens het werk - Gebruik de momenten dat medewerkers niet aan het werk zijn om hen te informeren. Bijvoorbeeld door een groot scherm op te hangen in de coffeecorner of bij de printer en door berichten op de PC-screensaver te plaatsen die aanspringt als mensen niet aan het werk zijn. Gemiddeld wordt een computer de helft van de tijd niet gebruikt, dus als een medewerker naar de toilet loopt zal hij de screensaver op heel wat PC’s zien draaien. Gebruik storende media, zoals pop up berichten, SMS, e-mail en MSN alleen bij echt urgente berichten;
- Voorkom roddels en geruchten - Wanneer medewerkers niet tijdig worden geïnformeerd over corporate ontwikkelingen, zoals overnames/ fusies, reorganisaties, beurskoerzen, reacties op nieuwe producten, zullen ze dit nieuws wellicht van derden horen wat kan leiden tot het delen van (vaak gekleurde) meningen of zelfs roddels binnen het bedrijf. Soms is het uiteraard niet mogelijk mensen vóór de pers te informeren, maar zorg dan in ieder geval dat medewerkers gelijktijdig met de pers worden geïnformeerd. En houdt iedereen ook tijdens het vervolgproces continu geïnformeerd;
- Zorg voor keuze - Zorg dat mensen kunnen kiezen hoe ze informatie willen ontvangen. Of dat ze bijvoorbeeld alle informatie willen ontvangen of alleen algemene informatie en dat over hun afdeling.
- Integreer interne communicatie met externe communicatie en calamiteitencommunicatie - Interne communicatie is geen eilandje. Integreer interne communicatie dus met andere communicatiedisciplines, zoals calamiteitencommunicatie en externe communicatie. Sommige berichten zullen bijvoorbeeld ook interessant zijn voor klanten en relaties, dus kunnen ook worden uitgestuurd via Twitter. En waarom al die PC- en TV-schermen niet gebruiken als er brand uitbreekt? Of zorgen dat u alle medewerkers met één druk op de knop kan SMS-en als het netwerk down is, zodat iedereen thuis kan blijven om daar wat te werken in plaats van naar kantoor te komen?
|
Nieuws 
